В связи с поправками, внесенными в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», с 1 сентября 2023 года сотрудникам при подписании электронных документов от имени организации понадобится машиночитаемая доверенность (далее – МЧД).
МЧД – это электронный документ в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя организации или ИП, на имя сотрудника компании или любого её представителя. Главная задача МЧД – подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.
По мнению Маргариты Гордюшкиной, члена Совета ТПП РФ по развитию системы закупок, начальника Управления закупок ГАУ «Институт Генплана Москвы», данные изменения носят важный характер, поскольку электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить, в том числе безопасность использования электронных подписей в организациях.
«Самые важные изменения касаются руководителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. С 1 сентября 2023 года при электронном документообороте с использованием электронной подписи (при подаче и подписании документов в налоговые органы, Социальный фонд России, иные органы, подписании первичных документов по исполнению государственных контрактов/договоров и прочих документов в различных информационных системах) будут обязательны к применению МЧД», - отметила эксперт.
По новым правилам сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица – в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. Чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.
При этом, как сообщает Маргарита Гордюшкина: «Пока идет переходный период на МЧД, но в работе сотрудников в сервисах электронного документооборота практически ничего не изменится. Выданные на них МЧД загружаются в сервис и автоматически добавляются к электронной подписи при подписании. Вместе с тем работа с МЧД имеет множество преимуществ для бизнеса. Ускоряется процесс взаимодействия между контрагентами и госорганами, снижается риск ошибок при заполнении, а также уменьшаются затраты на печать и доставку бумажных документов».